Técnico Soporte Administrativo Regional

Público Objetivo: Proceso abierto a toda la comunidad.

Licencias requeridas: N/A

Certificaciones requeridas: N/A

Matrículas requeridas: 

Matrícula Profesional o Documento equivalente si el ejercicio de la labor lo exige.

Conocimientos Específicos: 

- Herramientas Informáticas Básicas.
- Gerencia del Servicio.
- Gestión Documental.

Funciones Principales: 
Gestión de Servicios Documentales
1. Recibir los documentos producidos en el Sistema de Gestión Documental tanto físicos como virtuales a través de la ruta de impresión remota, para su despacho a los diferentes grupos de interés.
2. Atender los pasos correspondientes al despacho de documentos de los Workflow del Sistema de Gestión Documental en los que aplique, e indexar las pruebas de recibido o devolución.
3. Recibir y controlar las pruebas de recibido de documentos y/o devoluciones.
4. Atender consultas de archivo tanto físico como digital y trámites a la documentación despachada llevando el respectivo control para la trazabilidad de la entrega a los diferentes destinatarios.
5. Atender requerimientos de información de la empresa contratista encargada del servicio de mensajería, a fin de aclarar datos del destinatario sobre la documentación impuesta por CENS para garantizar su entrega efectiva.
6. Elaborar plantilla de control de documentos devueltos por la empresa de mensajería para ser entregados en los diferentes procesos que se produjeron.
7. Elaborar plantilla de control de entrega de documentos a la mensajería contratada.
8. Atender consultas de archivos para préstamo de documentos llevando el respectivo control.
9. Recibir, radicar e indexar en el Sistema de Gestión Documental la documentación que alleguen los diferentes grupos de interés con destino a CENS cumpliendo con la normativa interna establecida.
10. Elaborar el reporte de la documentación recibida y radicada en el Sistema de Gestión Documental para ser entregada en las diferentes dependencias que requieren el documento físico.
11. Organizar, clasificar y controlar la documentación física que no se entregue en los diferentes procesos de CENS para garantizar la trazabilidad y la gestión de la documentación.
12. Devolver a las dependencias la documentación que no cumplan con el protocolo establecido por las normas internas y externas para la producción de documentos.
13. Realizar oportunamente los recorridos, entregar la documentación física en los diferentes procesos de CENS, tomando la prueba de recibido en el reporte Control Entrega de Documentación, mantener archivados los registros para garantizar el control de la documentación radicada y entregada físicamente a los diferentes procesos de CENS.
14. Registrar en el Planeador de Recursos Empresariales ordenes de pedidos para atender servicios de papelería.
15. Llevar registro de la papelería entregada a las diferentes dependencias.
16. Organizar y mantener el archivo de gestión con los registros tanto físicos como virtuales producidos y recibidos por la dependencia, a fin de asegurar su control, conservación y disposición; así como realizar las transferencias al archivo central de acuerdo con los procedimientos establecidos.
17. Organizar la información y preparar la transferencia del archivo de gestión al archivo central.
18. Recibir y atender al personal de la Empresa y público en general, personal o telefónicamente para dar información, registrando los mensajes e informar al personal correspondiente.
19. Orientar o dar a conocer la información en el manejo de los instrumentos archivísticos a las dependencias o grupos de interés.
20. Generar y enviar comunicaciones, soportar la gestión de las actas e informes y diligenciar plantillas, cuando se requiera según instrucciones y/o procedimientos establecidos.

Administración de Instalaciones y Recursos Físicos
21. Registrar en el Planeador de Recursos Empresariales ordenes de trabajo para atender servicios logísticos, mantenimiento de infraestructura física y hacer seguimiento a la solicitud.
22. Validar y reportar las actividades de mantenimiento de instalaciones y recursos físicos realizadas por el contratista en la regional, a fin contribuir a asegurar su ejecución y cumplimiento.
23. Realizar control de los artículos suministrados de cafetería y aseo de la regional, a fin de reportar novedades y contribuir a la eficiencia de los mismos.
24. Realizar validación a la conformidad de la ejecución de las actividades de aseo en la regional e informar las novedades identificadas para aportar a la mejora del servicio.
25. Asignar sala de reuniones conforme al procedimiento establecido.

Mantenimiento de Instalaciones y Equipos
26. Registrar en el Planeador de Recursos Empresariales ordenes de trabajo para atender mantenimiento de instalaciones y equipos y hacer seguimiento a la solicitud.
27. Validar y reportar las actividades de mantenimiento de instalaciones y equipos realizadas por el contratista en la regional, a fin contribuir a asegurar su ejecución y cumplimiento.

Prestación de Servicios de Mantenimiento Automotor
28. Ejecutar las actividades administrativas para soportar el mantenimiento del parque automotor asignado a la Regional cuando se requiera.
29. Realizar las actividades en atención a trámites administrativos requeridos para la disponibilidad del parque automotor.

Adquisición y Gestión Inmobiliaria
30. Efectuar cuando sea requerido el trámite para el pago de impuestos prediales correspondiente a los activos de CENS en la Regional.

Gestión de Seguridad Física
31. Atender las solicitudes de información requeridas para soportar la gestión de seguridad física en la regional.

Funciones en Otros Procesos: 

32. Identificar y reportar las necesidades de recursos para llevar a cabo los procesos y actividades inherentes a su cargo.
33. Realizar las actividades requeridas para la planeación, seguimiento, medición, control y mejoramiento de los procesos, de acuerdo con el alcance de su cargo, a fin de contribuir a alcanzar los resultados esperados.
34. Realizar las actividades que le correspondan para la implementación y cumplimiento de la normativa interna (Políticas, lineamientos, reglas de negocio, procedimientos, entre otros) y externa asociada a los procesos en los que participa.
35. Aplicar en sus actividades, los ajustes y mejoras aprobadas en los procesos y componentes del Sistema de Gestión Integrado (SGI), proponiendo mejoras con el fin de contribuir a la mejora continua y dar cumplimiento a la normativa aplicable.
36. Aplicar el control interno y ejercer el autocontrol a través de la detección y corrección de las desviaciones que se presenten en la ejecución de sus funciones, en aras de fortalecer el logro de los objetivos.
37. Realizar las acciones tendientes a la prevención, mitigación, control, corrección y/o compensación, derivadas de los riesgos, aspectos e impactos ambientales, inherentes a los procesos en los que participa, dando cumplimiento a la normatividad ambiental vigente.
38. Realizar las actividades de la planeación de las necesidades de contratación, la contratación, la gestión técnica y administrativa de los contratos que se le asignen según el alcance de su cargo.
39. Realizar las actividades asignadas de implantación, estabilización, evolución, funcionamiento, calidad y seguridad de información y de la plataforma tecnológica que soporta los procesos en que participa.
40. Identificar y comunicar las necesidades de soporte de los sistemas de información que soportan los procesos en los que participa, así como los incidentes de seguridad de información que puedan poner en riesgo la seguridad digital de CENS.
41. Realizar actividades asociadas con los procesos financieros que le corresponda en los procesos bajo su responsabilidad.
42. Realizar las actividades que se requieran para la gestión de datos personales de las bases de datos a su cargo.
43. Recopilar la información requerida por los organismos de vigilancia y control y los grupos de interés inherente a las actividades bajo su responsabilidad a fin de dar cumplimiento a los términos de ley o a los requerimientos recibidos.
44. Desarrollar las actividades de procesos, programas y proyectos, de acuerdo con los roles y las responsabilidades asignadas en éstos, a fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos establecidos.
45. Realizar las actividades asociadas a los procesos de gestión del talento humano, administración de bienes de inventario y la gestión de soporte administrativo que le correspondan según el alcance del cargo.
46. Organizar y conservar los registros físicos y electrónicos producidos y recibidos, garantizando su control, preservación, disposición y transferencia documental.

Funciones Comunes: 

47. Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del cargo.
48. Cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo definidas por la organización y la normatividad externa.
49. Cumplir con la normatividad ambiental vigente y los compromisos adquiridos por la Organización.
50. Cumplir la legislación y los lineamientos de Seguridad Vial definidos por la organización y la normatividad externa vigente aplicable.
51. Velar por el buen funcionamiento y utilización de los equipos y materiales a su cargo.
52. Implementar acciones que contribuyan a un mejor servicio y experiencia positiva en nuestra gente y clientes.
53. Desempeñar las demás funciones que en razón de su cargo le sean asignadas por el superior inmediato.