Técnico Administrativo Distribución

- Público Objetivo: Abierto a toda la comunidad.

- Licencias requeridas: N.A

- Certificaciones requeridas: N.A

- Matrículas requeridas: 

- Matrícula Profesional o Documento equivalente si el ejercicio de la labor lo exige.

- Conocimientos Específicos: 

- Herramientas informáticas básicas.
- Gestión Documental.
- Gerencia del servicio.

Funciones Principales:

1. Atender al personal de la Empresa y público en general, presencial o telefónicamente para dar información, concertar entrevistas internas y externas, registrar y transmitir mensajes al personal de la dependencia.
2. Realizar actividades logísticas para la programación y ejecución de eventos requeridos por la dependencia.
3. Atender, gestionar y remitir las solicitudes de documentación a los interesados, para el cumplimiento y entrega oportuna de la información solicitada.
4. Generar y enviar comunicaciones, soportar la gestión de las actas e informes y diligenciar plantillas, cuando se requiera según instrucciones y/o procedimientos establecidos.
5. Recibir y distribuir la correspondencia de la dependencia, así como registrar y controlar las solicitudes, documentos e información recibida por los diferentes medios.
6. Preparar y organizar la documentación requerida para atender reuniones o eventos similares.
7. Efectuar trámites de pedidos de artículos de consumo como útiles de oficina, papelería y demás elementos propios de la oficina, para atender las necesidades de la dependencia.
8. Organizar y mantener el archivo de gestión con los registros producidos y recibidos por la dependencia a fin de asegurar su control, conservación y disposición; así como realizar las transferencias al archivo central de acuerdo con los procedimientos establecidos.
9. Controlar el préstamo temporal de los equipos audiovisuales y/o elementos administrados por la dependencia.
10. Realizar las actividades requeridas para la liquidación y legalización de los viáticos del personal de la dependencia.
11. Efectuar los trámites relacionados con las novedades de personal correspondientes a los trabajadores de la dependencia para su aplicación oportuna en las actividades de nómina.
12. Registrar en el Planeador de Recursos Empresariales las diferentes solicitudes requeridas por la dependencia.
13. Realizar las actividades de soporte requeridas por los procesos responsabilidad de la dependencia, que le sean asignados por el jefe inmediato.
14. Ingresar la información en las bases de datos establecidas para el control del cierre de las órdenes de trabajo, cuando se requiera.
15. Recepcionar, clasificar e ingresar la información de las órdenes de trabajo para el cierre en el Planeador de Recursos Empresariales cuando se requiera, con el fin de contar con información oportuna, actualizada, disponible y confiable para la toma de decisiones.
16. Elaborar informes administrativos con reportes de estadísticas a materiales, órdenes de trabajos ejecutadas por modalidad, entre otros cuando se requiera, con el fin de contar con información oportuna para la toma de decisiones.
17. Consolidar y reportar información necesaria para el cálculo del indicador Factor Utilización de Mano de Obra (FUMO), cuando se requiera.

Funciones en Otros Procesos:

18. Identificar y reportar las necesidades de recursos para llevar a cabo los procesos y actividades inherentes a su cargo.
19. Realizar las actividades requeridas para la planeación, seguimiento, medición, control y mejoramiento de los procesos, de acuerdo con el alcance de su cargo, a fin de contribuir a alcanzar los resultados esperados.
20. Realizar las actividades que le correspondan para la implementación y cumplimiento de la normativa interna (Políticas, lineamientos, reglas de negocio, procedimientos, entre otros) y externa asociada a los procesos en los que participa.
21. Aplicar en sus actividades, los ajustes y mejoras aprobadas en los procesos y componentes del Sistema de Gestión Integrado (SGI), proponiendo mejoras con el fin de contribuir a la mejora continua y dar cumplimiento a la normativa aplicable.
22. Aplicar el control interno y ejercer el autocontrol a través de la detección y corrección de las desviaciones que se presenten en la ejecución de sus funciones, en aras de fortalecer el logro de los objetivos.
23. Realizar las acciones tendientes a la prevención, mitigación, control, corrección y/o compensación, derivadas de los riesgos, aspectos e impactos ambientales, inherentes a los procesos en los que participa, dando cumplimiento a la normatividad ambiental vigente.
24. Realizar las actividades de la planeación de las necesidades de contratación, la contratación, la gestión técnica y administrativa de los contratos que se le asignen según el alcance de su cargo.
25. Realizar las actividades asignadas de implantación, estabilización, evolución, funcionamiento, calidad y seguridad de información y de la plataforma tecnológica que soporta los procesos en que participa.
26. Identificar y comunicar las necesidades de soporte de los sistemas de información que soportan los procesos en los que participa, así como los incidentes de seguridad de información que puedan poner en riesgo la seguridad digital de CENS.
27. Realizar actividades asociadas con los procesos financieros que le corresponda en los procesos bajo su responsabilidad.
28. Realizar las actividades que se requieran para la gestión de datos personales de las bases de datos a su cargo.
29. Recopilar la información requerida por los organismos de vigilancia y control y los grupos de interés inherente a las actividades bajo su responsabilidad a fin de dar cumplimiento a los términos de ley o a los requerimientos recibidos.
30. Desarrollar las actividades de procesos, programas y proyectos, de acuerdo con los roles y las responsabilidades asignadas en éstos, a fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos establecidos.
31. Realizar las actividades asociadas a los procesos de gestión del talento humano, administración de bienes de inventario y la gestión de soporte administrativo que le correspondan según el alcance del cargo.
32. Organizar y conservar los registros físicos y electrónicos producidos y recibidos, garantizando su control, preservación, disposición y transferencia documental.

Funciones Comunes:

33. Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del cargo.
34. Cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo definidas por la organización y la normatividad externa.
35. Cumplir con la normatividad ambiental vigente y los compromisos adquiridos por la Organización.
36. Cumplir la legislación y los lineamientos de Seguridad Vial definidos por la organización y la normatividad externa vigente aplicable.
37. Velar por el buen funcionamiento y utilización de los equipos y materiales a su cargo.
38. Implementar acciones que contribuyan a un mejor servicio y experiencia positiva en nuestra gente y clientes.
39. Desempeñar las demás funciones que en razón de su cargo le sean asignadas por el superior inmediato.