Aceptas el reto de ser

 AUXILIAR II ALISTAMIENTO Y CONTROL DOCUMENTAL - LICENCIA DE MATERNIDAD 

Responsabilidades claves

Se encarga de gestionar y mantener al día todos los documentos (físicos y virtuales) de la empresa. Este rol es vital para asegurar que todos los documentos estén disponibles y actualizados para su uso, y que se cumplan las políticas y procedimientos de gestión documental de la empresa; garantizando la confidencialidad de la información y su respectiva custodia, aplicando las tablas de retención, descarte documental establecidas por la organización, conforme con la normatividad vigente, facilitando las consultas de las partes interesadas de manera eficiente.

Funciones:
ROL RADICACIÓN
1. Recepcionar, clasificar (si aplica envíos, realizar las guías de correspondencia, digitalizar, direccionar y cargue de la correspondencia física o virtual a los aplicativos correspondientes.
2. Encarpetar documentos por fecha de gestión y tipos documentales.
3. Organizar las solicitudes imperfectas (vinculaciones y créditos) para devolución a las áreas de atención al asociado y comercial.
4. Validar, clasificar y enviar a oficina principal las libranzas porvenir que se reciban con los créditos o solas.
5. Relacionar en base de datos semanalmente los pagarés únicos y contratos mutuos recibidos.
6. Apoyar en las solicitudes de pedidos bimestrales de papelería, tóner, aseo y cafetería de las oficinas donde se encuentre asignado según cronograma anual, así como la actualización del stock.
7. Descargar diariamente el informe de actividades cumplidas para realizar control dual de los usuarios asignados con el objetivo de validar que el archivo adjunto corresponda al asociado (control dual).
8. Realizar verificar drive de vinculaciones de oficinas nacionales y cumplir su respectivo proceso. (Verificar que los procesos correspondan a vinculación de pensionados y lleven documento adjunto al proceso).
9. Reportar necesidades de mantenimiento infraestructura, muebles y enseres según oficina asignada.
10. Apoyar en la validación de los casos Rom o inconsistencias en el proceso.

ROL DOCUMENTAL
11. Clasificar los documentos físicos recibidos de las diferentes áreas por las tipologías documentales definidas para su custodia y realiza la base de datos correspondiente para la correcta custodia de los documentos recibidos por las diferentes áreas y oficinas de la cooperativa
12. Organizar el archivo de gestión, central e histórico.
13. Alistar las cajas para el respectivo traslado del archivo de gestión al archivo central.
14. Dar respuesta a las solicitudes de gestión documental en los tiempos establecidos.
15. Realizar cotejo documental a los diferentes documentos físicos o virtuales según cada caso.
16. Actualizar o crear las bases de custodia.
17. Validar semanalmente las condiciones de la bóveda; en cuanto al funcionamiento de la cámara, estantería y llave de seguridad, si se presenta fallas en condiciones o se presentara humedad se debe reportar.

ROL MESA DE CONTROL
18. Validar física o virtualmente las solicitudes de diferentes productos de acuerdo al check list implementado según el segmento.
19. Generar reportes de solicitudes verificadas en mesa de control para entrega al área correspondiente.
20. Realizar reportes y entrega de inconsistencias y devoluciones a las áreas de Servicio al Cliente y Comercial.
21. Actualizar base de datos de mesa de control con los documentos que pasan la mesa de control como los que son devueltos por sus diferentes motivos.
22. Identificar, registrar y actualizar base de datos de producto No Conforme que se generan en las solicitudes.
23. Constituir garantías en CORE de la cooperativa de los diferentes créditos.

Requisitos del perfil

Nivel Educativo:
Se requiere un mínimo de educación secundaria completa, es deseable que cuente con un diploma de educación técnica o superior en áreas de documentación y archivística.

Experiencia:
Se requiere un mínimo de 1-2 años de experiencia en roles similares

Conocimientos adicionales:
Conocimientos básicos de informática y offimática y sistemas de gestión documental. En normas ISO de gestión documental y procedimientos de archivo.

Condiciones laborales:
Horario de oficina, de lunes a sabado.
Modalidad: Presencial - Cali
Salario base + comisión promedio mensual: $250.000
Contrato: Por licencia de maternidad (6 meses)