Ops Admin Assistant III
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Job Description:
Resumen del Puesto
Este puesto es responsable de ejecutar funciones administrativas avanzadas, que incluyen la preparación y el análisis de informes de mayor complejidad, la recopilación de información proveniente de múltiples fuentes, la gestión de proyectos de pequeña escala y el análisis de datos mediante diversas herramientas de software.
Asimismo, puede coordinar y supervisar el trabajo de otros colaboradores, brindando orientación y apoyo a empleados con menor experiencia.
Dentro de sus funciones se incluyen tareas generales de oficina como procesamiento de texto, ingreso de datos, revisión y auditoría de documentos, atención de llamadas telefónicas, distribución de correspondencia, reserva de salas de reuniones, coordinación de encuentros y otras actividades asignadas. Este rol maneja información confidencial de manera frecuente, por lo que requiere un alto sentido de responsabilidad y discreción.
Responsabilidades
- Realizar una revisión exhaustiva de diversos documentos, tales como facturas comerciales, conocimientos de embarque internacionales y documentos de envío, garantizando su integridad y exactitud.
- Investigar y corregir errores derivados de información previa incorrecta (pre‑advise).
- Compilar y archivar documentación de envíos, ya sea en formato físico o electrónico, en cumplimiento con las regulaciones gubernamentales vigentes.
- Elaborar informes y presentaciones de mayor complejidad.
- Ejecutar análisis mediante distintas herramientas de software y bases de datos (por ejemplo, MS Access).
- Aportar conocimientos y habilidades avanzadas de soporte administrativo.
- Preparar y/o coordinar información para contactos internos y externos, asegurando una comunicación precisa y oportuna.
Requisitos / Cualificaciones
- Diploma de educación secundaria, GED o equivalente internacional.
- Mínimo 2 años de experiencia en soporte administrativo u operaciones de almacén (preferible).
- Sólidas habilidades de análisis, comunicación oral y escrita, resolución de problemas, investigación básica, atención al detalle y gestión del tiempo.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Access y Outlook).
- Capacidad demostrada para realizar ingreso de datos de manera rápida y precisa.
Employee Type:
UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.